Mitarbeiter kündigen ist für viele Führungskräfte eine der unangenehmsten Aufgaben überhaupt. Die Entscheidung ist oft klar, doch die Umsetzung bringt emotionale Belastung, rechtliche Hürden und heikle Gesprächssituationen mit sich. Gleichzeitig steht viel auf dem Spiel: Ihre Glaubwürdigkeit, das Vertrauen im Team und die Stabilität im Unternehmen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Kündigungen professionell, respektvoll und rechtssicher gestalten.
Warum „Mitarbeiter kündigen“ so anspruchsvoll ist: emotional, rechtlich, kommunikativ
Einen Mitarbeiter kündigen gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben einer Führungskraft. Sie bewegen sich dabei in einem Spannungsfeld aus Emotionen, Recht und Kommunikation.
Emotional fällt es oft schwer, jemanden zu kündigen, gerade wenn langjährige Zusammenarbeit, persönliche Bindung oder viel Engagement im Spiel sind. Auch wenn die Entscheidung richtig und notwendig ist, bleibt sie belastend.
Rechtlich gilt es, Kündigungsfristen, arbeitsrechtliche Vorgaben, mögliche Abmahnungen und den Betriebsrat zu beachten. Fehler in diesem Schritt können nicht nur teuer werden, sondern auch die Kündigung unwirksam machen.
Kommunikativ erfordert die Kündigung aussprechen Klarheit und Respekt zugleich. Unklare Formulierungen oder ausweichende Botschaften führen schnell zu Missverständnissen.
Wenn Sie Mitarbeiter richtig kündigen wollen, brauchen Sie Vorbereitung, eine klare Strategie und eine wertschätzende Haltung. Nur so verläuft der Prozess für alle Beteiligten nachvollziehbar, transparent und fair.
Vor der Entscheidung: Passt es noch? Signale erkennen statt jemanden vorschnell kündigen
Bevor Sie einem Mitarbeiter kündigen, prüfen Sie bewusst: Passt diese Person noch zu ihrem Aufgabenbereich, zum Team und zum Unternehmen? Oft kündigen sich Probleme schon früher an. Wenn Sie Signale rechtzeitig erkennen, können Sie Alternativen entwickeln, bevor Sie eine Kündigung aussprechen müssen.
Achten Sie auf Leistungseinbrüche, wiederkehrende Konflikte oder fehlende Motivation. Hinterfragen Sie: Liegt es an fehlenden Fähigkeiten, an der Rolle, an persönlichen Umständen oder an der Zusammenarbeit im Team? Diese Analyse hilft Ihnen zu entscheiden, ob gezielte Unterstützung, Weiterbildung oder eine Versetzung möglich sind. Weitere Tipps für solche Situationen finden Sie im Artikel: “Wie Sie als Führungskraft richtig reagieren, wenn Mitarbeiter Anweisungen nicht befolgen”
Indem Sie früh reagieren und offen das Gespräch suchen, vermeiden Sie Überraschungen. Für die betroffene Person ist es leichter, eine Kündigung nachzuvollziehen, wenn vorher klar über Probleme und Erwartungen gesprochen wurde. Gleichzeitig zeigen Sie damit Führungsstärke und Fairness.
So treffen Sie Ihre Entscheidung auf einer soliden Grundlage und gehen gut vorbereitet den nächsten Schritt.
In der 41. Folge des Podcast “Cappuccino und Leadership” sprechen wir über den “Stresstest” Kündigung und wie der Prozess auf Arbeitgeberseite aussieht. Hören Sie jetzt rein und erfahren Sie wie langjährige Führungskräfte mit dieser Herausforderung umgehen.
Vorbereitung: Mitarbeiter richtig kündigen – Strategie, Stakeholder, Arbeitsrecht
Wenn Sie einem Mitarbeiter kündigen müssen, entscheidet die Vorbereitung über den Verlauf und das Ergebnis. Je klarer Sie selbst sind, desto souveräner können Sie die Kündigung aussprechen. Und desto geringer ist das Risiko von Fehlern oder Eskalationen.
Kündigungsgrund klären
Definieren Sie den Grund präzise: Handelt es sich um eine verhaltensbedingte Kündigung (z. B. wiederholte Pflichtverletzung), eine personenbedingte Kündigung (z. B. krankheitsbedingte Leistungsminderung), eine betriebsbedingte Kündigung (z. B. Stellenabbau) oder um eine Entscheidung in der Probezeit? Diese Einordnung ist die Basis für alle weiteren Schritte – sowohl juristisch als auch kommunikativ.
Geschäftsführung, HR & Arbeitsrechtler ins Boot holen
Binden Sie frühzeitig alle relevanten Stakeholder ein: Ihre Geschäftsführung, die Personalabteilung und einen erfahrenen Arbeitsrechtler. So stellen Sie sicher, dass Sie rechtlich abgesichert sind, und entwickeln gemeinsam eine klare Linie. Klären Sie auch, wer das Gespräch führt, wer dabei ist und welche Botschaft Sie senden wollen.
Kündigungs-Alternativen prüfen
Überlegen Sie, ob es Alternativen zur Kündigung gibt. Eine Abmahnung kann bei verhaltensbedingten Fällen eine Chance zur Korrektur geben. Eine Versetzung kann helfen, wenn das Problem vor allem in der Position liegt. Ein Aufhebungsvertrag ermöglicht oft eine schnellere, einvernehmliche Trennung und reduziert den Stress für beide Seiten.
Risikoabwägung & Dokumentation für die Akte
Bewerten Sie mögliche Risiken: von einer Anfechtung der Kündigung über Imageschäden bis zu Auswirkungen auf das Team. Dokumentieren Sie alle relevanten Gespräche, Abmahnungen und Maßnahmen sorgfältig. Eine saubere Akte ist Ihr wichtigster Schutz, wenn die Kündigung rechtlich überprüft wird.
Das Kündigungsgespräch: Wie kündige ich einem Mitarbeiter respektvoll und klar?
Wenn Sie einem Mitarbeiter kündigen, zählt jedes Wort und jede Minute. Gehen Sie strukturiert vor, um Missverständnisse zu vermeiden und Haltung zu bewahren.
„Pflastermethode“ für die richtige Kündigung eines Mitarbeiters
Starten Sie das Gespräch mit der zentralen Botschaft. Sagen Sie gleich zu Beginn klar, dass Sie das Arbeitsverhältnis beenden. Vermeiden Sie langes Einleiten oder die Sandwich-Methode, bei der Lob und Kritik vermischt werden. So schaffen Sie Transparenz und ersparen dem Gegenüber unnötige Unsicherheit.
Gesprächsleitfaden & Formulierungen für die Kündigung vorbereiten
Notieren Sie die Gründe für die Kündigung, die nächsten Schritte und mögliche Optionen. Formulieren Sie kurze, klare Sätze. Üben Sie den Ablauf, damit Sie sicher und souverän wirken.
Emotionen halten
Geben Sie Raum für Reaktionen. Halten Sie Pausen aus, hören Sie aktiv zu und bleiben Sie ruhig. Wenn Emotionen hochkochen, deeskalieren Sie durch sachliche und respektvolle Antworten.
Optionen anbieten
Zeigen Sie mögliche Wege auf. Das kann ein Aufhebungsvertrag, eine Freistellung oder die Klärung von Fristen und Übergaben sein. So vermitteln Sie dem Mitarbeiter Handlungsspielraum und erleichtern den Abschied.
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Nach der Kündigung: Teamkommunikation & Kollateralschäden minimieren
Nach dem Aussprechen der Kündigung ist Ihre Aufgabe als Führungskraft noch nicht vorbei. Jetzt geht es darum, das Team zu stabilisieren, Gerüchte zu vermeiden und den Übergang reibungslos zu gestalten. Eine klare, gut geplante Kommunikation ist entscheidend, um Vertrauen und Produktivität zu erhalten.
Sofort informieren, nicht abwarten
Teilen Sie dem Team zeitnah mit, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Nennen Sie die notwendigen Fakten ohne vertrauliche Details. Verzögern Sie die Information, füllen Spekulationen das Vakuum. Je schneller Sie für Klarheit sorgen, desto geringer ist das Risiko von Misstrauen und Unruhe.
Formulieren Sie die Botschaft der Kündigung klar und respektvoll
Ihre Worte bestimmen, wie das Team die Situation wahrnimmt. Bleiben Sie sachlich, vermeiden Sie wertende Aussagen und konzentrieren Sie sich auf die Zukunft. Betonen Sie, wie die Aufgaben neu verteilt werden und welche Schritte als Nächstes folgen.
Sichern Sie Vertrauen und Stabilität im Team
Kündigungen verunsichern Mitarbeitende. Signalisieren Sie, dass Sie ansprechbar sind und Fragen offen klären. Gehen Sie proaktiv auf Schlüsselpersonen zu, um mögliche Sorgen früh zu erkennen. So verhindern Sie, dass Unsicherheit zu Leistungsabfall oder Fluktuation führt. Denken Sie daran, dass Vertrauen im Team Ihre Aufgabe als Führungskraft ist.
Übergeben Sie wichtige Aufgaben und stellen Sie den Arbeitsfluss sicher
Planen Sie, wie die Aufgaben des gekündigten Mitarbeiters übergangslos übernommen werden. Klare Zuständigkeiten und realistische Zeitpläne vermeiden Engpässe und zeigen, dass Sie die Situation im Griff haben. Lesen Sie “richtig Delegieren” und erfahren Sie, wie Sie Aufgaben und Verantwortung klug an Ihr Team verteilen.
Selbstfürsorge nicht vergessen
Kündigungen fordern auch Sie als Führungskraft. Nehmen Sie sich bewusst Zeit, die Situation zu reflektieren und neue Energie zu tanken. Nur, wenn Sie stabil bleiben, können Sie Ihr Team souverän führen.
Selbstfürsorge ist nur die halbe Miete – ebenso wichtig ist die Selbstreflexion. Gerade nach einer Kündigung lohnt es sich, das eigene Führungsverhalten kritisch zu betrachten: Wie souverän haben Sie kommuniziert? Welche Reaktionen haben Sie gut gemeistert, und wo gibt es Potenzial für mehr Wirkung?
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Sonderfälle beider Kündigung von Mitarbeitern
Nicht jede Kündigung ist gleich. Je nach Grund und Situation gelten andere Spielregeln. Wer die Unterschiede kennt, kann sicherer handeln und Fehler vermeiden.
Kündigung in der Probezeit
In der Probezeit prüfen beide Seiten, ob Zusammenarbeit und Erwartungen zueinander passen. Wenn Sie in dieser Phase einem Mitarbeiter kündigen, handeln Sie schnell und klar. Nennen Sie die Entscheidung direkt, begründen Sie sie knapp und dokumentieren Sie den Ablauf. Halten Sie die gesetzlich vereinbarte Kündigungsfrist ein und sorgen Sie für einen respektvollen Abschied.
Betriebsbedingte Kündigung
Bei einer betriebsbedingten Kündigung steht nicht die Leistung des Mitarbeiters im Vordergrund, sondern eine unternehmerische Notwendigkeit. Prüfen Sie vorab, ob Versetzungen, interne Umstrukturierungen oder Weiterqualifizierungen eine Alternative bieten. Müssen Sie kündigen, erklären Sie die Kriterien für die Auswahl transparent und prüfen Sie mit HR und ggf. Betriebsrat den Sozialplan.
Verhaltens- oder personenbedingte Kündigung
Liegt die Ursache im Verhalten oder in persönlichen Umständen des Mitarbeiters, brauchen Sie eine lückenlose Dokumentation. Bei verhaltensbedingten Kündigungen ist in der Regel eine Abmahnung Pflicht, bevor Sie kündigen. Bei personenbedingten Gründen wie dauerhafter Erkrankung müssen Sie nachweisen, dass keine anderweitige Beschäftigung möglich ist.
Fristlose Kündigung bei schwerem Fehlverhalten
Bei gravierenden Verstößen wie Diebstahl, Betrug oder massiven Pflichtverletzungen ist eine fristlose Kündigung möglich. Hier ist höchste Vorsicht geboten: Holen Sie sofort juristischen Rat ein, prüfen Sie die Beweise und handeln Sie zügig, da Fristen sehr kurz sind.
Wer die Besonderheiten dieser Sonderfälle kennt, kann Mitarbeiter richtig kündigen, ohne vermeidbare Risiken einzugehen und zeigt auch in schwierigen Situationen Führungsstärke.
Häufige Fehler beim Kündigung aussprechen – und wie du sie vermeidest
Auch erfahrene Führungskräfte können im Kündigungsprozess Fehler machen, die unnötig Konflikte schaffen oder rechtliche Risiken erhöhen. Wenn Sie die typischen Stolperfallen kennen, können Sie gezielt gegensteuern.
Sie kündigen Mitarbeiter überraschend und ohne Vorwarnung
Eine Kündigung darf nie völlig unerwartet kommen. Führen Sie rechtzeitig Entwicklungsgespräche, sprechen Sie Probleme offen an und dokumentieren Sie diese. So wirkt die Entscheidung nachvollziehbar und fair.
Sie kommunizieren die Kündigung unklar oder ausweichend
Vermeiden Sie langes Einleiten, Smalltalk oder vage Formulierungen. Sagen Sie gleich zu Beginn des Gesprächs klar, dass Sie kündigen, und erläutern Sie die Gründe kurz und sachlich. Das reduziert Missverständnisse und unnötige Spannung.
Sie sprechen wiederholt Abmahnungen aus, ohne eine Änderung zu erzielen
Manche Führungskräfte setzen auf wiederholte Abmahnungen, obwohl keine Besserung eintritt. Diese Vorgehensweise zieht Prozesse in die Länge, belastet das Team und kostet Produktivität. Prüfen Sie früh, ob ein Aufhebungsvertrag oder eine direkte Kündigung die bessere Lösung ist.
Sie vergessen die Kommunikation der Kündigung an das Team
Nach einer Kündigung darf das Team nicht im Unklaren bleiben. Wer schweigt, erzeugt Gerüchte und Misstrauen. Informieren Sie zeitnah über die Veränderung, nennen Sie das Nötige und richten Sie den Blick auf die Zukunft.
Sie sichern die Kündigung von Mitarbeitern nicht rechtlich ab
Jede Kündigung muss rechtssicher sein. Holen Sie deshalb früh juristischen Rat ein und stimmen Sie sich mit HR ab. Eine saubere Dokumentation schützt vor arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen.
Indem Sie diese Fehler vermeiden, können Sie Mitarbeiter kündigen und gleichzeitig Ihre Glaubwürdigkeit, die Teamstabilität und die rechtliche Sicherheit wahren.
Checkliste: Mitarbeiter richtig kündigen – Schritt für Schritt
Mit dieser kompakten Checkliste behalten Sie den Überblick und stellen sicher, dass Sie beim Mitarbeiter kündigen professionell, rechtssicher und respektvoll vorgehen.
Schritt 1: Kündigungsgrund klar definieren
Legen Sie fest, ob es sich um eine verhaltensbedingte, personenbedingte, betriebsbedingte Kündigung oder eine Kündigung in der Probezeit handelt. Diese Einordnung bestimmt den gesamten Ablauf und die rechtlichen Anforderungen.
Schritt 2: Stakeholder einbinden und Strategie festlegen
Informieren Sie Geschäftsführung, HR und einen Arbeitsrechtler. Klären Sie, wer das Gespräch führt, welche Botschaft Sie senden und welche Optionen Sie anbieten können. Legen Sie einen Plan A, B und C für unterschiedliche Reaktionen fest.
Schritt 3: Gespräch professionell vorbereiten
Erstellen Sie einen Gesprächsleitfaden mit klaren Formulierungen, den Gründen für die Kündigung und den nächsten Schritten. Üben Sie den Ablauf, damit Sie souverän auftreten.
Schritt 4: Kündigung aussprechen mit Klarheit und Respekt
Beginnen Sie direkt mit der Entscheidung, vermeiden Sie Smalltalk oder die Sandwich-Methode. Bleiben Sie sachlich, geben Sie Raum für Emotionen und reagieren Sie deeskalierend.
Schritt 5: Optionen anbieten für einen fairen Übergang
Zeigen Sie mögliche Wege wie Aufhebungsvertrag, Freistellung oder geregelte Übergaben. Das gibt dem Mitarbeiter Handlungsspielraum und erleichtert den Abschied.
Schritt 6: Team informieren und Stabilität sichern
Kommunizieren Sie zeitnah die Veränderung an das Team. Nennen Sie das Nötige, vermeiden Sie Details und richten Sie den Blick auf die nächsten Schritte.
Schritt 7: Dokumentation und Nachbereitung
Halten Sie alle Gespräche, Absprachen und Maßnahmen schriftlich fest. Reflektieren Sie den Prozess, um beim nächsten Mal noch effizienter und souveräner vorzugehen.
Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung schaffen Sie die Grundlage, um Mitarbeiter richtig kündigen zu können – klar, wertschätzend und ohne unnötige Risiken.
Fazit: Mitarbeiter kündigen souverän meistern und als Führungskraft wachsen
Einen Mitarbeiter zu kündigen ist nie einfach – weder emotional noch organisatorisch. Mit klarer Vorbereitung, rechtlicher Absicherung und einer respektvollen Kommunikation können Sie diesen Schritt jedoch professionell und fair gestalten. So schützen Sie nicht nur sich selbst und Ihr Unternehmen, sondern auch die Teamkultur und das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden.
Wer Mitarbeiter richtig kündigen kann, beweist Führungsstärke – gerade in schwierigen Situationen. Sie zeigen damit, dass Sie Verantwortung übernehmen, Entscheidungen klar vertreten und dennoch Menschlichkeit bewahren.
Gleichzeitig ist jede Kündigung eine Gelegenheit, das eigene Führungsverhalten zu reflektieren und weiterzuentwickeln. Denn souveränes Handeln in kritischen Momenten entsteht nicht zufällig, sondern durch gezieltes Training und Erfahrung.
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